Vous êtes #confinés et télétravailleurs ? Pas facile d’être parfaitement organisé et de répondre aux exigences du travail à distance, en particulier pour les réunions en ligne et le suivi de vos travaux de groupe… Mais puisque la technologie offre solution à tout, sachez qu’il existe de petits outils logiciels ou applications qui feront vite votre bonheur ! Ils sont faciles à installer, gratuits pour la plupart, et en quelques heures, vous pouvez aisément les maîtriser. Prêt ? On passe en revue 5 de ces outils ou applications choisis parmi les plus courants et les plus performants.

L’application Whatsapp

Vous êtes étonné de voir Whatsapp dans la liste ? Pourtant, c’est le premier outil auquel il faut penser, et cela parce que :

  • Whatsapp est utilisé par 2 milliards de personnes dans le monde, et éventuellement par vos clients ou collaborateurs ;
  • Whatsapp est disponible en application pour les mobiles et en version web;
  • Whatsapp est facile à prendre en main et permet le transfert de fichiers en tout genre, dans la limite d’une taille de 25 Mo (c’est bien assez) ;
  • Whatsapp permet de constituer des groupes pour les échanges.

Mais comment s’en servir pour le travail ? C’est bien simple, il suffit de créer des groupes de travail en fonction de vos équipes — teams – ou départements. Chaque équipe a droit à un groupe privé pour ses travaux, et vous pouvez aussi créer un groupe général pour toute l’entreprise. Ensuite, dans chaque groupe, vous pouvez effectuer :

  • des réunions, en effectuant principalement des appels de groupe ;
  • des discussions professionnelles ;
  • le partage des notes, comptes rendus et autres informations administratives.

Note : si votre équipe compte plus de 250 personnes, vous pouvez penser à utiliser Telegram. Cette application offre les mêmes fonctionnalités que Whatsapp, mais permet en revanche d’avoir des groupes comptant jusqu’à 200 000 personnes. En outre, elle permet à chaque membre ajouté d’avoir une archive des échanges précédents, ce qui n’est pas le cas avec Whatsapp.

La plateforme Happierco

 

Happierco est plus un outil de suivi et de gestion de tâches, mais elle est tout aussi utile. Ses principaux atouts sont :

  • la disponibilité d’un tableau de bord individuel, collectif (pour la team) et général (pour l’entreprise 😉
  • la possibilité de partager ses objectifs et priorités avec tous les membres de sa team ou de l’entreprise ;
  • la possibilité d’enregistrer des check-lists de tâches (pour mémo) ou des dailyscrums ;
  • la possibilité de suivre la réalisation des objectifs ou des tâches assignées à chaque collaborateur ;
  • la possibilité d’y programmer les rendez-vous collectifs ou individuels (one-to-one)

Happierco offre aussi une option de sondage, qui permet de prendre l’avis des employés sur différentes thématiques comme :

  • leurs difficultés ;
  • leurs perceptions de leur environnement de travail ;
  • leurs suggestions pour une hausse de productivité (individuelle ou collective).

En résumé, Happierco permet donc :

  • de suivre en temps réel ses propres activités et celles de ses collaborateurs à distance ;
  • de mesurer l’engagement de ses employés ou prestataires.

Notez qu’il s’agit d’un outil gratuit pour les fonctions de base, et disponible à partir de 6 dollars USD si vous désirez bénéficier des fonctions avancées. Vous pouvez y adjoindre une autre application, Slack, pour suivre directement et sur un même support les discussions et les plannings de travail.

La plateforme Trello

 

Trello est semblable à Happierco : elle aide à suivre ses activités ainsi que celle de ses équipes. Son tableau de bord comporte différentes cartes qui permettent d’identifier principalement :

  • qui est responsable de chaque tâche à réaliser ;
  • quelle tâche est en cours d’exécution, achevée ou en attente d’être exécutée.

L’application ou la plateforme selon votre outil de travail permet d’associer à chaque tâche des fichiers (issus de Google Drive par exemple). Vous pouvez dès lors consulter le travail de vos collaborateurs et y adjoindre vos remarques, suggestions, commentaires ou modifications. Un système d’alerte est également disponible, lequel vous aide à vous rappeler à temps les échéances de vos travaux.

Trello est aussi disponible en version gratuite et payante.

L’application Google Drive

La suite d’applications Google Drive permet essentiellement de stocker et de partager ses fichiers de travail en ligne. Elle est accessible en version online, en application pour PC et aussi en application mobile. Ainsi, vous pouvez y travailler en déplacement et même sans connexion, puis dès que vous êtes en ligne, la synchronisation s’effectue pour la mise à jour de tous vos documents.

Plus encore, Google Drive vous aide à réaliser des traitements de textes, des calculs, des tableaux, des sondages et autres en ligne avec :

  • Google Docs pour la saisie de documents ;
  • Google Sheets pour les statistiques, les calculs et les tableaux ;
  • Google Forms pour les sondages ;
  • Google Slides pour les présentations de diaporamas ;

Si vous avez un compte Google, vous pouvez accéder à Google Drive à partir de ce même compte. Il suffit ensuite de partager vos documents avec vos collaborateurs en leur donnant un lien d’accès, ou en leur envoyant une invitation. Les modifications peuvent se faire alors conjointement dans le dossier ou le document concerné avec des commentaires, et un module de tchat en direct permet parallèlement d’effectuer des discussions.

La plateforme Doodle

Doodle est peu connu, mais c’est un outil super efficace pour planifier et gérer ses réunions en ligne. L’organisateur d’une réunion propose des dates et des horaires pour la rencontre, puis envoie un lien aux différents participants. Ceux-ci valident la date qui leur convient, et l’organisateur n’a plus qu’à joindre cela à son calendrier de travail.

Cette méthode de planification des réunions rapide et optimisée peut être appliquée pour les réunions d’ensemble, les rendez-vous de type one-to-one, ou encore les discussions avec les clients. Enfin, Doodle permet aussi d’effectuer des sondages selon les objectifs que vous attribuez à chaque réunion.

L’application est payante et accessible à partir de 3 euros le mois, mais offre 14 jours d’essai.

Voilà, nous avons fait le tour de quelques plateformes, applications ou logiciels qui vous aideront à être un vrai pro du télétravail. Pour en savoir plus ou en découvrir davantage, faites un tour sur Sewema.com pour suivre notre cours sur le télétravail. Et n’oubliez pas de partager avec nous vos retours d’expérience et commentaires.

D’ici là, respectez les gestes barrières et #restezchezvous !

Sewema Publier le 23 avril 2020
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